A legtöbb hivatal csak akkor fogadja el, ha valaki más jár el helyettünk, ha ehhez írásos, pontosan megfogalmazott meghatalmazás áll rendelkezésre – a dokumentumnak tartalmaznia kell a meghatalmazó és a meghatalmazott adatait, az ügy pontos megjelölését, valamint az érvényesség időtartamát is.
Egyes ügytípusoknál (például ingatlanügyek) teljes bizonyító erejű, akár ügyvéd vagy közjegyző által ellenjegyzett meghatalmazásra van szükség, míg egyszerűbb ügyekben elég egy alapformátumú, aláírt dokumentum. Érdemes előre rákérdezni az adott hivatalnál, milyen formai követelményeknek kell megfelelnie.
